Werken op afstand was altijd al een agendapunt voor veel organisaties, maar COVID-19 heeft dit in een stroomversnelling gebracht. Bedrijven die hier eerder geen aandacht voor hadden, ontkomen er nu niet meer aan. Om remote working te realiseren kiezen veel organisaties voor Microsoft 365. Een pakket aan toepassingen dat voorziet in veel van de werken-op-afstand-behoeftes, maar ook een gat slaat op een aantal cruciale punten met betrekking tot informatiemanagement.
Inhoud
Ontbrekende puzzelstukjes van Microsoft 365
Microsoft 365 vervult veel behoeften als het aankomt op werken op afstand. Doordat de vele onderdelen (Teams, Outlook, Office, etc.) echter vaak geïsoleerd en losstaand gebruikt worden, creëert dit meer problemen dan oplossingen.
Microsoft Teams staat bijvoorbeeld bekend om zijn verwarrende bestandsstructuur, waardoor het moeilijk is om exact te weten waar informatie zich bevindt. Interne één-op-één-chat bestanden en documenten kunnen bijvoorbeeld verborgen zijn in de mailbox van een gebruiker, sommige bestanden zijn toegankelijk via OneDrive for Business, terwijl andere toegankelijk moeten zijn via de documentbibliotheek van SharePoint. Dit maakt het moeilijk om grip te houden op alle informatie.
Bovendien ontstaan er met Office 365 en Teams snel problemen doordat informatie niet met elkaar verbonden is. Met onnodige duplicatie en een wildgroei aan versies van documenten in verschillende applicaties tot gevolg. Dit heeft een aantal grote nadelige gevolgen:
- Samenwerking onder druk
- Grote kans op fouten
- Missen van kansen
In Microsoft 365 ontstaat gevaarlijke contentchaos
Misschien wel de grootste uitdaging waar organisaties mee te maken krijgen is informatieversnippering of ook wel contentchaos genoemd.
Vaak is informatie verspreid over meerdere repositories en applicaties, denk hierbij aan:
- Microsoft 365 applicaties
- Outlook
- Teams
- SharePoint
- Office applicaties
- ERP-systemen (SAP, Infor, etc.)
- CRM-systemen (Salesforce, Dynamics, etc.)
- Deelapplicaties (Dropbox, Google Drive, etc.)
- Externe opslaglocaties zoals netwerkschijven en servers
Medewerkers besteden onnodig veel tijd aan het navigeren van het ene systeem of applicatie naar de andere, waarbij ze wanhopig proberen dat ene bestand te vinden dat ze nodig hebben. Het zoeken naar informatie kost vaak evenveel tijd als het uitvoeren van de beoogde taak, dat is zonde en duur.
De kracht van informatiemanagement
Een informatiemanagementplatform is niet langer slechts een aanbeveling, maar een vereiste in het digitale tijdperk. Het helpt niet alleen om eerder genoemde punten aan te pakken, maar het is ook een vruchtbare manier om uitdagingen op het gebied van werken-op-afstand in één keer op te lossen.
Verbind alle applicaties
Het meest directe voordeel is dat met een oplossing als M-Files uw organisatie al die verschillende repositories en applicaties met elkaar kan verbinden, zodat er een samenhangend en eenduidig geheel ontstaat. Vanaf dat moment heeft uw organisatie één poort naar werkelijk elk stukje informatie in de organisatie, wat medewerkers efficiënt informatie en documenten laat vinden. En het zoeken wordt daarbij tot een minimum beperkt dankzij de geavanceerde zoekfunctionaliteiten van M-Files.
Eén waarheid voor iedereen
Er is daarbij altijd maar één enkele werkbare versie van een bestand of document, dus geen onnodige duplicatie en wildgroei meer. Hiermee creëert uw organisatie een ‘single point of truth’ van informatie, vanuit iedere applicatie en op elk gewenst apparaat.
Voorkom drastische fouten, bescherm eenvoudig gevoelige informatie, haal waarde uit alle informatie en documenten in uw organisatie en geef samenwerking een echte kickstart. Maar bovenal: laat uw medewerkers niet meer zoeken naar documenten, laat hen informatie direct vinden.
Microsoft en M-Files organiseren een webinar over dit onderwerp
Dinsdag 8 september 2020 om 10:00 uur organiseert M-Files in samenwerking met Microsoft een webinar waarin u ziet hoe u:
- Meer uit uw Microsoft 365-investering haalt
- Eén enkele poort naar informatie creëert
- Medewerkers altijd met de juiste informatie laat werken
- Ongekende samenwerking faciliteert
- 1 uur per dag cadeau krijgt voor nuttige werkzaamheden
Schrijf u gratis in voor de webinar die Microsoft en M-Files samen organiseren over informatiemanagement.
