Te veel informatiesilo's.
Het beheer van zakelijke informatie is complexer dan ooit. De hoeveelheid data groeit explosief en het is vaak opgeslagen in verschillende systemen of verspreid over gedeelde netwerkschijven en mailboxen, waardoor het moeilijk vindbaar en te beheren is. Verschillende interfaces en applicaties verminderen de productiviteit drastisch.
Het beheren van documenten en informatie is vaak chaotisch, ingewikkeld en vraagt veel IT resources. En hoe groter de organisatie, hoe erger het is.
Herkenbaar? Lees verder en ontdek hoe intelligent informatiemanagement deze uitdagingen oplost.
Een ander systeem is niet het antwoord.
Organisaties gebruiken veel applicaties en oplossingen waar documenten worden gecreëerd en opgeslagen. Dit kan variëren van gedeelde netwerkschijven tot ECM-systemen zoals OpenText of Documentum, maar ook fileshare oplossingen zoals SharePoint, Box en Dropbox. Sommige zijn on-premise en sommige in de cloud. Hoe groter de organisatie, hoe complexer het wordt. Het toevoegen van nog een applicatie maakt het alleen maar erger.
Wat als je eenvoudig over verschillende systemen en applicaties informatie kan vinden die je nodig hebt? Waarbij je de informatie ook nog kunt verrijken, zonder dat je daarbij bestaande processen en systemen verstoort?
One size fits none.
Het kiezen van een informatiemanagement systeem (ECM) is meestal een top-down beslissing die monolitisch is. Wat wil zeggen dat iedereen binnen de organisatie zich moet aanpassen aan de applicatie. Dit vraagt om veranderingen en die gaan gepaard met weerstand en werken remmend op innovaties.
Wat als het mogelijk zou zijn om afdelingen in staat te stellen om informatie te gebruiken die past bij hun eigen werkwijze? M-Files is een platform dat vrij ingericht kan worden naar de werkwijzen van individuele afdelingen, teams en zelfs personen.
Niet nodig om te migreren.
Een van de grootste struikelblokken voor de implementatie van een nieuw informatiemanagement (ECM) systeem is de datamigratie. Hoe krijg je al je bestaande gegevens in het nieuwe systeem? Het is complex, tijdrovend en duur.
Wat als je helemaal niets hoeft te migreren?
Razendsnel Google-achtig zoeken.
Of je nu muziek zoekt op Spotify of een website via Google, het gebeurt razendsnel zonder dat je vooraf weet waar die informatie zich begeeft. Met M-Files vind je documenten en informatie op deze zelfde manier, wat er voor zorgt dat je 40% minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar informatie.
Wat versus waar.
Traditioneel informatiemanagement is gebaseerd op waar informatie is opgeslagen, in welke map, bibliotheek, schijf of site. En met meerdere systemen wordt dit probleem exponentieel groter. De benadering van M-Files is gebaseerd op de wat van informatie, zoals de context, relatie en relevantie van informatie. Dit gebeurt aan de hand van metadata.
Lees ook Metadata uitgelegd aan de hand van Netflix en Spotify.
Verbindt data en documenten.
ECM systemen zijn van oudsher gericht op het beheer van documenten en andere content: contracten, offertes, facturen en ga zo maar door, vaak aangeduid als ‘ongestructureerde data‘. Maar ook andere bedrijfsapplicaties (CRM, ERP, HR etc.) bevatten belangrijke informatie (gestructureerde data), zoals gegevens en informatie over klanten, medewerkers, projecten, facturatie, sales en nog veel meer. Met M-Files verbindt je deze data uit andere applicaties aan documenten, hierdoor ontstaat een 360 graden beeld rondom een dossier, project of klant.
De intelligente metadata laag (IML)
De nieuwe generatie informatiemanagement (ECM) is veel meer dan alleen een plek voor het opslaan en verwerken van informatie, het maakt gebruik van een open architectuur (bijvoorbeeld RESTFul API) die best-in-class analytics ondersteunt (BI), Natural Language Processing (NLP) en machine learning. Een krachtige, nieuwe op metadata gebaseerde aanpak creëert een “Intelligente Metadata laag” die meerdere systemen en repositories op basis van context verenigt, terwijl de werkelijke content en data op zijn plaats blijft en bestaande systemen en processen niet worden verstoord.
Informatie is geclassificeerd en automatisch georganiseerd en het systeem past zich steeds beter aan op basis van belangrijke statistieken en het gedrag van gebruikers.
De nieuwe aanpak van informatiemanagement is makkelijk, dynamisch en slim, en M-Files loopt voorop! Klinkt interessant toch? Klik hieronder voor het aanvragen van een live demo.
Beheer documenten & informatie als nooit tevoren.
