Een veel gehoorde uitdaging bij software voor documentmanagement en informatiemanagement is de bruikbaarheid op lange termijn. Een probleem dat vaak voortkomt uit de veranderende behoefte van organisaties. 

Daarom is de volgende vraag vandaag de dag een heel terechte: wanneer kun je spreken van een duurzaam DMS?

Met de duurzaamheid van software bedoelen we in hoeverre een organisatie op lange termijn gebruik kan blijven maken van de software en de software ook daadwerkelijk van waarde blijft voor de organisatie.

Organisaties veranderen

Op het moment dat een organisatie documentmanagementsoftware aanschaft wordt gekeken naar de dan bestaande documenten, processen en informatiestromen, etc. Deze momentopname wordt gebruikt voor de keuze van de juiste bedrijfssoftware. Of het nu gaat om software voor contractmanagement, human resource, het beheren van klantdossiers, kwaliteitsmanagement of simpelweg archivering, de software wordt uitgekozen op basis van waar het voor wordt toegepast met de bijbehorende wensen en behoeften. Zie het als het opnemen van een kledingmaat, waarmee je vervolgens de juiste broek uitkiest. 

Maar wat als je maat verandert omdat je groeit, krimpt, aankomt of afvalt? 

Dan past je broek niet meer.

Wat als de behoeftes van een organisatie veranderen? Of een bedrijfsproces of informatiestroom er anders uit gaat zien?

Dan ondersteunt de software dat niet.

Wanneer je broek niet meer past dan koop je een nieuwe, voor software is dit echter niet zo snel gedaan. 

Daarom is het voor organisaties belangrijk om te kijken naar een toekomstvaste oplossing voor het beheren van documenten en informatie.

Wat maakt documentmanagementsoftware duurzaam?

Duurzaamheid wordt bepaald door vier factoren:

• Hoe compleet is de software aan functionaliteiten?
• Hoe configureerbaar is de software?
• Hoe open is het als platform?
• Wat is de toekomst van het platform?

Functionaliteiten

M-Files is een zeer compleet informatiemanagementplatform omdat het alle functionaliteiten bevat voor het beheren van processen, documenten en informatie. Denk hierbij aan functionaliteiten zoals workflows, versiebeheer, taken, permissiemanagement, mobiele applicaties, digitaal ondertekenen, OCR, maar ook vergaande integraties met andere applicaties. Doordat M-Files zo compleet is, voorkomt dit dat organisaties moeten zoeken naar gestapelde oplossingen waarbij verschillende applicaties een stukje functionaliteit voor hun rekening nemen. Dit creëert technische risico’s die gepaard gaan met hoge kosten.

Configureerbaarheid

De configureerbaarheid van M-Files wordt wereldwijd geroemd en het is niet voor niets dat Gartner M-Files bekroonde als visionair Content Services Platform. Doordat alles beheerd wordt op basis van metadata past M-Files zich naadloos aan en is elk proces te configureren in de software.

Die configureerbaarheid maakt dat M-Files een platform is, geschikt voor alle typen informatie en processen. Van complexe kwaliteitsmanagement processen tot aan het beheren van contracten. 

Vergelijk dit met software die specifiek bedoeld is voor bijvoorbeeld contracten en je wilt het gebruik uitbreiden naar personeelsdossiers of misschien assetmanagement. Daar is de software niet geschikt voor omdat alle functionaliteiten en processen ‘ingebakken’ zijn in de software met het oog op de toepassing er van.

Praten en uitwisselen met andere applicaties

De flexibiliteit van het platform wordt ook bevestigd door het open karakter van M-Files. M-Files verbindt en integreert naadloos in bijna alle applicaties. Via restAPI of een andere connectie. Daarbij is het belangrijk dat het informatieplatform niet het proces van de andere applicatie verstoord. Een goed platform verrijkt processen en maakt ze slimmer. Dat is wat M-Files doet. 

Welke visie volg je

Een cruciaal aspect van een duurzame keuze is de funding. Of preciezer gezegd: de focus van de financiering van het platform. Bij M-Files wordt jaarlijks meer dan 10 miljoen euro geïnvesteerd in het doorontwikkelen van het platform. Met dat budget maakt het de software slimmer en blijft het continu functionaliteiten ontwikkelen die morgen nodig zijn.

M-Files vormt zich naar de behoefte van uw organisatie. Veranderen deze behoeften, dan verandert M-Files met uw organisatie mee. Dat noemen we duurzaam.