Hoe vind je als organisatie een effectieve manier om bestaande kennis binnen jouw organisatie te verzamelen? En hoe kun je deze snel inzetten zodat je jouw concurrenten bijvoorbeeld te slim af bent?

In dit artikel leggen we uit hoe je met goed informatiemanagement bestaande kennis in de organisatie optimaal benut.

M-Files is een metadata-gedreven platform voor informatiebeheer dat is ontworpen om veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van kennismanagement aan te pakken. Dat kan dankzij tools die kennis vastleggen, codificeren en hergebruiken, zodat kennis keer op keer kan worden ingezet voor uiteenlopende doelen.

Een van de leuke dingen van M-Files is dat als je zoekopdrachten uitvoert, je kunt zoeken op een manier die voor jou logisch is en als resultaat krijg je documenten terug. Iemand anders kan diezelfde documenten op een heel andere manier zoeken. Ze zoeken op een andere manier en krijgen nog steeds dezelfde resultaten. – IT manager vastgoed

Uitdaging 1: Het vastleggen en hergebruiken van kennis

Waar loopt een organisatie tegenaan?

• Vakdeskundigheid gaat na verloop van tijd verloren.
• Kennis wordt niet vastgelegd of herbruikbaar gemaakt.
• Kostbare tijd van medewerkers wordt verspild door inefficiënt zoeken naar informatie.
• Lastig om bestaande assets/documenten te vinden die helpen bij nieuwe deals of projecten.

De oplossing

• Een kennisbank die intellectueel kapitaal verzameld en toegankelijk maakt.
• De mogelijkheid om documenten te taggen met metadata, waardoor informatie in context wordt geplaatst en hergebruik vereenvoudigt.
• Zorg dat werkelijk alle bedrijfsgegevens verbonden zijn met tools die krachtige zoek- en filtermogelijkheden bieden.
• Een platform dat helpt bij het identificeren van gerelateerde informatie, mensen en projecten om meer inzicht te krijgen in onderwerpen.

Verschillende geautomatiseerde workflows is de sleutel. Met M-Files kun je meer dan alleen documenten hebben, je kunt ook andere objecten hebben zoals klanten, personeel, opdrachten, projecten, branches en nog veel meer. – IT manager zakelijke dienstverlening

Uitdaging 2: codificeren van kennis

• De productiviteit van werknemers lijdt onder het gebrek aan templates.
• Updates van templates en nieuwe versies bereiken werknemers niet.
• Organisaties lijken geleerde lessen niet te kunnen vastleggen.
• Processen worden handmatig uitgevoerd en bijgehouden, zonder vangrails om misstappen te voorkomen.

De oplossing

• Een platform voor het beheren en genereren van documenten.
• Automatische templates, inclusief controles voor goedkeuring.
• Een periodieke herziening van standaard operationele procedures (SOP’s) en systematische check van nieuwe ideeën.
• Organisatorische kennis vastleggen in geautomatiseerde workflows.

We zouden niet zijn waar we nu zijn zonder M-Files en de manier waarop we vooruit zouden zijn gegaan zou heel anders zijn geweest. We zijn in staat om veel meer dingen te doen die die ons echt gaan helpen efficiënter te worden en die met een sterk rendement op onze investering. – Directeur consultancybranche

Uitdaging 3: Kennisprocessen automatiseren

• Organisaties begrijpen het belang van kennismanagement, maar worstelen met de uitvoering.
• Angst voor het uitlekken van klantinformatie en daarom afzien van het delen van informatie.
• Te druk om in te zien hoe het hergebruik van kennis, documenten en middelen helpt op de lange termijn.
• Frustratie bij het vinden van relevante of actuele informatie in de bestaande locaties.

De oplossing

• Een platform dat afdwingt, begeleidt, en stappen automatiseert die nodig zijn
  voor het vastleggen en hergebruiken van kennis.
• Geautomatiseerde workflows die zorgen voor een vlekkeloos anonimiseringsproces met reviews, goedkeuringen en publicatie.
• Kennisassets classificeren en taggen met meer context waardoor ze eenvoudig gevonden worden.
• Periodieke evaluaties van kennisdocumenten om ze actueel te houden, te archiveren als ze verouderd zijn of nieuwe tags toe te passen als de terminologie verandert.

Het einddoel: kennismanagement

M-Files fungeert als Single Point of Truth voor het verzamelen van alle bedrijfsgegevens en zorgt ervoor dat kennisbeheer eenvoudiger wordt.

Daarnaast dient M-Files als kennisbank die processen met betrekking tot het vastleggen, codificeren en hergebruik van kennis kan vergemakkelijken en automatiseren.

Processen en governance automatiseren

De opgebouwde kennis van het bedrijf inzetten als intellectueel kapitaal tegen concurrenten.

Bescherm de privacy van klanten

M-Files workflows hebben processen en machtigingen om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke informatie wordt beschermd tegen onbedoelde toegang bij het delen van informatie.

Workflows en samenwerking verbeteren

Tijdverspillende zoekopdrachten, verouderde templates en menselijke fouten worden beperkt door krachtige zoekmogelijkheden, automatische templates en intelligente workflows.

Maak uw organisatie klaar voor de toekomst

Codificeer de kennis in uw organisatie en voorkom het herhalen van fouten of het opnieuw uitvinden van het wiel door alle medewerkers in staat te stellen vaardiger te worden in wat ze doen, ongeacht hun niveau.

Start nu met kennismanagement in jouw organisatie via een online kennismaking en wees jouw concurrenten te slim af!