Wat doe je als grote, wereldwijd opererende dienstverlener op het gebied van industriële dienstverlening wanneer je absolute grip wilt hebben op je informatie en processen? Dan zet je de juiste tools in op de manier waarvoor ze zijn bedoeld, aldus Jaimy van Groesen en Tamara Berben van Bilfinger Industrial Services België/Nederland. Dat was voor hen de doorslaggevende reden om M-Files in te zetten. ‘Nu weten we op elk moment zeker dat alle betrokkenen op elk moment en overal kunnen beschikken over de actuele informatie met betrekking tot certificeringen, handleidingen, protocollen, procedures en werkinstructies.’ Bilfinger werd bijgestaan door premium M-Files partner GeONE. Die begreep direct waar Bilfinger heen wilde.

Bilfinger is wereldwijd een grote speler op het gebied van industrial services en engineering. Dat omvat een breed pakket aan diensten op het gebied van isolatie, steigerbouw, painting en conservering. Het gaat altijd om bijzondere projecten: niet een gewoon huis schilderen, maar bijvoorbeeld een grote chemische installatie. Daarbij moeten dan maatregelen worden genomen om de schilders veilig en verantwoord toegang te geven om te kunnen schilderen. Dat kan in de vorm van steigers of via rope access waarlangs de schilders zich laten ‘afzakken’.

Een andere dienstverlening waarmee Bilfinger furore maakt is isolatie van industriële bedrijfsmiddelen. Een proactieve aanpak van nieuwbouw en onderhoud in combinatie met isolatie is van groot belang om die middelen in goede conditie te houden. Isolatie biedt bovendien energiebesparing. Dat scheelt kosten en draagt bij aan de klimaatambities van de organisatie. Bilfinger is een partner met uitgebreide ervaring en kennis in het aanbrengen van de juiste isolatie volgens de specificaties van haar opdrachtgevers, naast wettelijke en branche specifieke voorschriften.

Compliancy is cruciale factor

Dat laatste is een cruciale factor in de bedrijfsvoering van Bilfinger, leggen Jaimy van Groesen en Tamara Berben uit. Tamara is verantwoordelijk voor Internal Control & Compliance: ‘Alles wat nodig is om het werk veilig, verantwoord en goed te kunnen doen hangt voor een groot deel af van de manier waarop je de informatie eromheen hebt georganiseerd. Tot niet zo lang geleden gingen mensen op pad met papieren prints van instructies die ze nodig hadden om bijvoorbeeld een bepaalde steiger te bouwen. Bij een volgende klus zou het zomaar kunnen dat die versie wordt gebruikt, terwijl er een kans bestaat dat intussen iets is aangepast. Dat kan natuurlijk niet. De toegang tot de juiste informatie om veilig te kunnen werken moest eenvoudiger en digitaal.’

Nu is Bilfinger een grote organisatie met wereldwijd 35.000 medewerkers en in Nederland/België zo’n 3.000. Bilfinger Industrial Services heeft een reputatie op het gebied van efficiency en innovatie. Maar het probleem van de groeiende informatiestromen en de toenemende druk door strenge(re) wet- en regelgeving werd steeds meer gevoeld. Er was duidelijk behoefte aan een digitaliseringsslag en kwaliteitsbeheer voor optimale controle. Jaimy van Groesen is als Health, Quality & Process Officer vooral bezig met de operationele kant: ‘Voor ons als bedrijf staat kwaliteit bovenaan. Dat geldt dus ook op gebied van informatie, beheer en processen. In ons werk zijn talloze certificeringen, normeringen, werkinstructies en protocollen. Daar komt bij dat je op elk moment moet kunnen beschikken over (controleerbaar) juiste informatie. We werkten veel met SharePoint. Perfect voor samenwerken en informatie delen, maar in onze optie minder geschikt voor de specifieke document management functies, zoals versiebeheer en – vooral – kwaliteitscontrole. Veel van de beschikbare informatie was op afdelingsniveau georganiseerd en dus verspreid door de organisatie. Daarnaast werd nog gebruik gemaakt van een intranet. Ook daar ontstonden langzaamaan ‘eigen dingetjes’ op basis van ervaringen en goede bedoelingen. Je verliest daardoor al snel het overzicht. De oplossing moest vooral voorzien in overzicht, inzicht en beheer. Plus, het moest kwaliteitscontrole mogelijk maken op informatie en processen, inclusief een uitgebreide rechtenstructuur en opties voor goedkeuring. We moesten van afdelingsgericht naar procesgericht.’

M-Files is onmisbare aanvulling op SharePoint

Als alles is ondergebracht in één systeem, met de informatie in context benaderbaar voor iedereen en met de bijbehorende kwaliteitscontrole, zou dat Bilfinger een grote stap vooruit helpen. Tamara: ‘Het leek door alle eisen zoeken naar de bekende speld in de hooiberg, maar het is toch gelukt. Voor projectsamenwerking gebruiken we nog steeds SharePoint, daar is het namelijk goed in. Voor de structurering en het beheer van alle belangrijke procesinformatie, ook uit die projecten, zoals certificeringen, normeringen, protocollen, procedures, handleidingen, werkinstructies en de kwaliteitscontrole, gebruiken we M-Files. Dat gaat uit van het principe van ‘one single point of truth’: het gaat niet om wáár de informatie is, maar wát het is en welke context er bestaat met andere relevante informatie.’

Goedkeuring en kwaliteitscontrole standaard in M-Files

Jaimy: ‘We keken eigenlijk eerst uit naar een nieuwe SharePoint-omgeving. Daardoor kwamen we in contact met GeONE. Toen Bastiaan Brefeld onze eisen hoorde en die afzette tegen de mogelijkheden van SharePoint, suggereerde hij dat er wellicht een betere optie zou zijn: M-Files. Naast de uitstekende document management functionaliteit in M-Files bleek vooral dat de eisen rondom de goedkeuring van documenten en de module voor kwaliteitscontrole standaard veel beter pasten in M-Files. Dat gaf de doorslag.’

Onder de indruk van M-Files

Het pakket van eisen was heel uitgebreid en het bewijs dat M-Files zou kunnen werken moest nog worden geleverd in de vorm van een Proof of Concept (PoC). Die vond plaats bij het Logistiek Centrum Roosendaal: M-Files leverde zoals gevraagd en Bilfinger ging over. In tijd van amper twee maanden is het systeem operationeel opgeleverd en kon Bilfinger het systeem verder naar eigen wensen afstemmen. Tamara: ‘We waren direct al onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid, de zoekopties en de mogelijkheid tot het inrichten van workflows, inclusief goedkeuringstrajecten. Vooral de zoekfunctie wordt in het werkveld veel gebruikt. Iedereen handelt echter vanuit zijn eigen invalshoek en specifieke context om de juiste documenten te kunnen vinden. M-Files biedt met haar intelligente manier van metadateren (Intelligent Metadata Layer, IML) de mogelijkheid om langs meerdere wegen en vanuit een andere context altijd een document terug te kunnen vinden. Dat geeft ons de zekerheid op controle en compliancy en de medewerkers weten zeker dat ze altijd over de goede informatie beschikken.’

Zelfs met de papieren prints van procedures kan dat nog. Niet overal is immers een PC of een ander elektronisch apparaat voorhanden. Dus is er een optie om een procedure te printen, maar dan wel voorzien van een tijdstempel. Zodat toch iedereen weet dat het écht een tijdelijk document is en na gebruik moet worden vernietigd.

SharePoint én M-Files is samenwerking plus kennisborging

Jaimy: ‘Het systeem verkoopt zichzelf. De mogelijkheden zijn eindeloos. De ondersteuning van GeONE heeft ons in dit project heel goed geholpen. Zij begrepen vooral ook het belang van kwaliteitsmanagement en borging van kennis en zaken als certificering in een werkomgeving als de onze. We zijn nu met ze in gesprek over het vervolg. We hebben nog wel wat wensen, zoals contractbeheer, Internal Controls & Testing. Het systeem begint te landen in de organisatie. De mensen worden steeds enthousiaster en ook op corporate niveau volgen ze dit project met argusogen.’

Jackpot met M-Files

Het kwaliteitsbeheer werd als eerste opgepakt met M-Files, omdat daarvan de belangen en risico’s het grootst waren. In M-Files worden nu corporate policy, local policy & procedures vastgelegd, beheerd en (wijzigingen) goedgekeurd. Voor dat laatste wordt altijd de goedkeuring afgedwongen van tenminste twee personen: een manager en een inhoudelijk deskundige. Zij geven aan wát er moet gebeuren en hóe het moet gebeuren. De een kan niet zonder de ander iets (laten) veranderen zonder goedkeuring via M-Files. Tamara: ‘Dat is de borging en compliancy die we willen hebben…’

De voordelen van het gebruik van M-Files zijn duidelijk voor het duo: ‘De consistentie in het opslaan en beheren van alle relevante informatie is essentieel. M-Files geeft daarin sturing door met name de slimme metadata die het terugvinden van de juiste documenten optimaliseert. Daarnaast hebben we, mede door de QMS-module, nu maximale controle op informatie en -processen. We voldoen op elk moment aan de wet- en regelgeving, maar ook aan onze eigen eisen. M-Files heeft een generieke basis, die heel makkelijk is aan te passen aan de specifieke omstandigheden van de organisatie die ermee gaat werken. Zonder allerlei moeilijke en dure ontwikkeltrajecten voor maatwerksoftware. We hebben aan de voorkant van het traject ruim tijd geïnvesteerd om alle wensen op een rij te krijgen, maar dat heeft ons – nu we met M-Files werken – absoluut de jackpot opgeleverd.’