Hoe BonsenReuling met M-Files de stap maakte van rigide bestandsopslag naar intelligent informatiebeheer

BonsenReuling is een accountants- en advieskantoor met ruim 230 medewerkers en acht vestigingen in Oost-Nederland. Opgericht in 1923, is het kantoor uitgegroeid tot een begrip in de regio. Als vertrouwde adviseur voor ondernemers van eenmanszaak tot controleplichtige onderneming.

De pay-off van BonsenReuling: Op alle punten scherp, is geen marketingkreet. Het is een belofte richting hun klanten. En die scherpte begint intern. In processen, systemen en de manier waarop documenten en dossiers worden beheerd. Want wie zijn klanten scherp wil adviseren en bedienen, moet zelf ook op orde zijn.

Kan je me helpen zoeken?

Toen Maarten van der Veer in de zomer van 2023 aantrad als ICT-manager bij BonsenReuling, trof hij een IT-omgeving aan die technisch een stap achterliep. Het kantoor werkte nog in een RDS-omgeving. Medewerkers logden eerst in op een centrale server voordat ze aan de slag konden. Lokaal werken op een werkstation, inmiddels de norm in moderne organisaties, was er niet bij

Maarten, die daarvoor bijna tien jaar bij een grote retailer werkte in een volledig geïntegreerde Microsoft Cloud werkomgeving, zag direct wat er als eerste moest veranderen. Het documentmanagementsysteem. Het on-premise DMS van destijds, werkte weliswaar al met metadata, maar bleef dicht bij een klassieke mappenstructuur. Door deze opzet en doordat documenten voorzien werden van incorrecte en/of inconsistente metadata, was het terugvinden van documenten en dossiers het probleem.

Maarten zegt hierover: “Het was altijd best een uitdaging om documenten terug te vinden in de mappenstructuur. Medewerkers stuurden regelmatig support tickets naar IT met: ‘ik kan een document niet vinden, kan je me helpen zoeken?’ Dan bleek een document verkeerd getagd of aan de verkeerde klant gekoppeld te zijn. En dan kon je het nooit terugvinden.”

Filosofie achter M-Files gaf de doorslag

De strategische ambitie die Maarten voor IT-infrastructuur modernisering intern formuleerde was helder: volledig naar SaaS en de cloud, lokaal werken op laptops, en informatiebeheer dat meegroeit met de organisatie. Daarvoor moest eerst het DMS worden vervangen. BonsenReuling pakte de selectie grondig aan. Zeven systemen en leveranciers kwamen langs voor gesprekken en demo’s. Dat leidde uiteindelijk tot een shortlist van twee. M-Files via GeONE was daar één van.

Maarten: “Beide werden onderworpen aan een uitgebreide Proof of Concept. We wilden geen oppervlakkige demo, maar een echte test met data, geconfigureerde metadata en ingerichte processen. We betrokken 20 key-users uit alle disciplines van BonsenReuling. Van assistent-accountant tot vennoot. We betrokken bewust ook de kritische stemmen in de PoC-fase. De mensen die hardop vroegen waarom dit eigenlijk allemaal nodig was. Want als je díe mensen meekrijgt, volgt de rest vanzelf.”

De doorslag gaf uiteindelijk de filosofie achter M-Files: gebruik boven opslag. Dus niet waar staat het document, maar wat is het document. De metadata-gedachte: documenten als objecten met eigenschappen in plaats van bestanden in mappen, bleek precies wat BonsenReuling nodig had.

Met GeONE gekomen tot waar M-Files nu staat

“De implementatie werd nadrukkelijk geen IT-project”, geeft Maarten aan. “De key-users bepaalden de inrichting, niet de ICT-afdeling. Die houding leidde intern soms tot discussie, maar het is toch echt de business die er mee moet werken. GeONE sloot naadloos aan op onze aanpak.

De consultants namen BonsenReuling aan de hand mee: ze legden de mogelijkheden van M-Files uit, deelden best practices van andere accountantskantoren en voedden de discussies in de projectgroep. GeONE heeft geen enkele beslissing voor ons genomen. Ze hebben de dialogen gevoed en elke keuze werd teruggelegd bij de business. Zo zijn we samen gekomen tot waar M-Files nu staat. Dat was heel prettig in het traject.”

Pragmatische keuze maakte de overstap kleiner

Het lastigste onderdeel van de M-Files implementatie was adoptie. De overstap van mappen naar metadata vergt een andere manier van denken. Om de herkenning te waarborgen bouwde BonsenReuling hun vertrouwde dossierstructuur na in M-Files. Een pragmatische keuze die de overstap kleiner maakte. Iedereen volgde verplichte trainingen in kleine groepen van maximaal vijftien mensen, met een testomgeving gevuld met echte klantdata en echte documenten.

Daarna volgden regelmatige lunchsessies via Teams. Laagdrempelig, met vrije inloop, voor wie nog vragen had. “Het resultaat laat zich raden”, geeft Maarten aan met een glimlach. “De mensen met destijds de sterkste mening, zijn nu de mensen die het prettigst met M-Files werken.”

Schaalbaarheid van M-Files op de proef gesteld

De netwerkschijven werden bij de introductie van M-Files op read-only gezet. Documenten konden nog worden ingezien, maar niet meer bewerkt, tenzij ze werden gearchiveerd in M-Files. Dit was een elegante manier om de migratie af te dwingen zonder dat het als dwang voelde.

Maarten: “Kort na de livegang volgde een lakmoesproef voor de schaalbaarheid van M-Files. BonsenReuling fuseerde met De Kok Accountants & Adviseurs. Een organisatie met drie vestigingen in Twente en 45 medewerkers dat werkte met een ander DMS en fileshares. De integratie van alle data in het BonsenReuling M-Files-domein verliep via de migratietooling van GeONE vrijwel vlekkeloos. Inmiddels wordt diezelfde tool ingezet voor diverse bulk-archivering. Documenten worden er in één keer geclassificeerd en ingeschoten.”

M-Files in combinatie met Copilot wordt een superkrachtige combinatie

BonsenReuling volgt de strategische samenwerking tussen M-Files en Microsoft op de voet. De aankondiging dat M-Files en Microsoft 365 nauwer gaan integreren, inclusief Copilot-functionaliteit, wekt bij Maarten echte nieuwsgierigheid. “Als je dat goed inricht, heb je een superkrachtige combinatie te pakken. Iedereen kan zich een beeld vormen van hoe een Copilot of Teams straks naadloos integreert met M-Files. Ik ben heel benieuwd hoe dat eruit gaat zien.”

De native AI-mogelijkheden van M-Files zelf, Aino, volgt BonsenReuling vooralsnog van een afstand. De eerste versie van Aino is getest, maar nog niet in productie genomen. De reden is pragmatisch. Voordat AI écht zijn werk kan doen, moet de basis op orde zijn. Toegangsrechten gecompartimenteerd, metadata consistent, retentiebeleid geregeld. Maarten: “De basis moet kloppen. Dan kan je heel snel door en echt de kracht uitnutten van AI-tools.”