Microsoft SharePoint is een van de meest gebruikte platforms voor samenwerking en informatiebeheer. Daarmee is direct de sterkte en de zwakte aangegeven. De oorspronkelijke doelstelling van SharePoint was om mensen beter te kunnen laten samenwerken in allerlei (wisselende) verbanden. Dát is heel goed georganiseerd in SharePoint. Zoals uit een onderzoek van Nucleus Research blijkt, heeft SharePoint echter enigszins beperkte functionaliteit als het gaat om ECM. Specifieke functies voor document management, document classification, beveiliging en monitoring zijn onderbelicht of zelfs niet aanwezig. Wij zien dat, om bedrijfsbreed document management te kunnen toepassen, SharePoint daarom aanvulling nodig heeft, zeker in de documentintensieve organisaties. Met M-Files vullen wij naadloos de ECM-hiaten in SharePoint.

SharePoint + M-Files = beste van twee werelden

SharePoint is nooit bedoeld geweest om uitgebreid ECM te faciliteren. Het is een samenwerkingsplatform. Als die uitstekende samenwerkingsmogelijkheden in SharePoint kunnen worden samengevoegd met sterk ontwikkelde ECM-functionaliteit, zoals in M-Files, krijgen de gebruikers de functionaliteit beschikbaar om meer toegevoegde waarde te leveren voor de organisatie. Geavanceerde document managementfuncties, met archivering, versiebeheer, digitaal ondertekenen, beveiliging, monitoring, workflow etc. kunnen de gebruikers perfect in hun werk ondersteunen, terwijl ze probleemloos samenwerken en communiceren in hun SharePoint-omgeving. Het beste van twee werelden onder één knop. M-Files voegt volwaardige ECM toe aan SharePoint:

• M-Files voegt een complete set aan document managementfuncties toe aan SharePoint: met de op metadata gerichte benadering van document management in M-Files voorzien wij de gebruiker altijd van het juiste document in de juiste versie. De organisatie van documenten binnen M-Files is gebaseerd op wát het document is en niet op wáár het is. Daarin onderscheiden wij ons van andere oplossingen: Je zoekt en vindt op de aard van het document en op wat er in staat.
• M-Files voorziet in geavanceerde, maar toch flexibele beveiliging van de content: in een tijd waar veel stakeholders toegang moeten kunnen hebben tot content, is het van groot belang dat diezelfde content goed wordt beveiligd. Met functies als toegangsbeveiliging, encryptietechnologie, het detecteren van ‘indringers’, authenticatie etc. brengen wij met M-Files de SharePoint-gebruikers naar een hoger niveau van beveiliging.
• M-Files biedt kwaliteit- en voortgangsbewaking ten behoeve van compliancy wetgeving: precies kunnen volgen wie wanneer welke acties heeft genomen rond een bepaald document en binnen een specifiek proces is cruciaal in het kader van compliancy (transparantie en reconstrueerbaarheid van processen om te voldoen aan wet- en regelgeving). Met M-Files bieden wij de juiste functionaliteit voor al die inzichten en stellen een organisatie hierdoor in staat een grote kwaliteitsslag maken. Juist met alle uitgebreide en wisselende samenwerkingsverbanden binnen SharePoint geeft deze functionaliteit extra toegevoegde waarde. Houd grip op uw content en uw processen.

U hoeft SharePoint niet te vervangen. Maar wellicht is het wel een goed idee om het aan te vullen met de ECM-kwaliteiten van M-Files. Dat maakt het verschil tussen samen werken en samenwerken…