Het is absoluut waar dat veel van uw bedrijfsprocessen onmisbaar zijn, maar sommige processen stellen uw organisatie ook bloot aan een aantal potentiële problemen waarvan u zich misschien niet bewust bent. Zeker wanneer documenten in het proces betrokken zijn.

Geautomatiseerde processen versus handmatige processen

De dienstverlening of het product van een bedrijf is opgebouwd uit meerdere, zo niet talloze processen. Een gedeelte van die processen wordt uitgevoerd door mensen en tussen mensen. Processen die een persoon uitvoert noemen we ook wel handmatige processen.

Elk handmatig proces dat wordt uitgevoerd door een van de werknemers laat de mogelijkheid open voor knelpunten in de productiviteit. Deze processen worden afgehandeld, maar gebeurt dit ook zo snel als mogelijk? Een handmatig proces is ook een bron voor miscommunicatie, het geeft kwaadwillende medewerkers meer mogelijkheden of leidt simpelweg tot fouten die per ongeluk gebeuren.

Hoe dan ook, handmatige processen geven niet de grip die je als organisatie het liefst zou willen. Maar het goede nieuws is dat workflow automatisering de oplossing biedt. 

Wat is workflow automatisering?

In de kern gaat het bij workflow automatisering om zowel de digitalisering als de automatisering van bedrijfsprocessen, allemaal in een poging om de hoeveelheid handmatig werk van uw medewerkers zoveel mogelijk te beperken.

Er zijn een groot aantal verschillende soorten workflows die zeer geschikt zijn voor automatisering. Een aantal voorbeelden van workflows die je kunt automatiseren:

• Archiveren of aanbrengen van wijzigingen in documenten met een consistente structuur
• Wijzigingen die in documenten zijn aangebracht controleren en goedkeuren
• Het informeren van mensen (zoals teamleiders) wanneer een werknemer een wijziging in een document heeft aangebracht
• Het verwerken van crediteurenadministratie of soortgelijke administratieve processen
• Het beheer van records retention en documentopslag.
• Het uitvoeren van procesmanagementrapportages.
• Lees meer over document workflows

Met een intelligent informatieplatform zoals M-Files kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat documenten altijd naar de juiste persoon worden gerouteerd wanneer ze zijn gecreëerd of wanneer bepaalde statuswijzigingen zijn doorgevoerd. Als u bijvoorbeeld één document hebt dat door tien teamleiders moet worden goedgekeurd voordat het naar een klant kan, dan zou de medewerker die dat document heeft gemaakt geen tijd hoeven te verliezen aan het najagen van die beoordelingen. Met geautomatiseerde workflows kan elk van die teamleiders onmiddellijk op de hoogte worden gebracht van het feit dat er een document is dat moet worden goedgekeurd. En als ze dat eenmaal hebben gedaan, wordt het document steeds verder doorgevoerd in het proces.

M-Files stelt u in staat uw huidige bedrijfsprocessen te bewaken, te rapporteren en zelfs te analyseren om zo voortdurend te profiteren van verbetermogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan rapportagedashboards waarmee procesmanagers elke stap van een bepaalde bedrijfsworkflow tot in detail kunnen volgen. Hierdoor zijn zij beter in staat de knelpunten in de prestaties, die tijd en geld kosten, te elimineren en zo de processen op een zinvolle manier te verbeteren.

Het platform biedt de mogelijkheid om gebruikers een volledige geschiedenis van alle stappen in het bedrijfsproces te laten zien. Iets wat schier onmogelijk is wanneer er sprake is van uitsluitend handmatige processen.

Workflow automatisering maakt het ook gemakkelijker voor werknemers om met elkaar te communiceren en beter samen te werken. M-Files bevat ingebouwde communicatiemiddelen die het delen van documenten en andere belangrijke projectgerelateerde gegevens gemakkelijker dan ooit maken. 

Workflow automatisering is een kans om processen in alle afdelingen te optimaliseren op een manier die menselijke fouten elimineert, knelpunten in de prestaties wegneemt en de kwaliteit van het werk verbetert. Het verhoogt de snelheid waarmee uw organisatie kan bewegen, omdat het de waardevolle tijd van medewerkers vrijmaakt, zodat zij zich kunnen concentreren op die zaken die niet zonder hun aandacht kunnen.

Daarbij is het een middel om zowel de interne als externe transparantie te verbeteren, wat voor veel bedrijven misschien wel het belangrijkste voordeel van allemaal is.

Zelf processen en workflows automatiseren? Download M-Files gratis en probeer het uit!