De nieuwe werkwereld heeft onomstotelijk de manier waarop we communiceren en samenwerken veranderd. Nu werknemers vanaf meerdere locaties werken, is het voor bedrijven een uitdaging om de technologie te bieden die drie werkvormen ondersteunt: op kantoor, remote en hybride. In dit artikel bespreken we hoe je een werkwijze en de tools neerzet die naadloze communicatie en samenwerking mogelijk maken in een work-from-anywhere omgeving.

Veel mensen ervaren werken op afstand of in hybride vorm als bevrijdend, tegelijkertijd ontstaan er nieuwe uitdagingen. Hoe kunnen we effectief communiceren in deze situatie? Wat is een goede kantooromgeving in het cloud-tijdperk? Hoe kun je jouw werknemers in staat stellen te werken vanuit waar en wanneer zij maar willen?

Het begint met cultuur en dan de juiste tools

De antwoorden komen allemaal neer op cultuur. Je kunt werknemers niet zomaar een laptop sturen en verwachten dat ze effectief met hun collega’s gaan communiceren. Er moet een cultuurverandering plaatsvinden binnen het bedrijf, ondersteund door platforms die samenwerking en communicatie bevorderen.

Zoals Steve Jobs ooit zei: “Great things in business are never done by one person; they’re done by a team of people.” Dus hoe kunnen toekomstgerichte bedrijven betere communicatie en samenwerking bevorderen binnen een work-from-anywhere organisatie om deze great things daadwerkelijk te realiseren?

Ga de Anywhere-Anytime Challenge aan

Vandaag de dag kiezen werknemers wanneer ze werken en waar ze dat doen. Dit bevordert asynchrone samenwerking en maakt het mogelijk een groter deel van de dag te benutten.

Kenniswerkers moeten vanaf vrijwel elk apparaat en op elk moment kunnen samenwerken – maar die verschuiving brengt uitdagingen met zich mee.

Zo zijn niet alleen kenniswerkers zelf verspreid, maar ook hun documenten en gegevens. Volgens bevindingen van Wakefield Research en Elastic meldt één op de vijf kenniswerkers dat het zoeken naar relevante informatie hun grootste probleem is tijdens het werken op afstand.

Werknemers hebben vaak geen toegang tot belangrijke documenten door een gebrek aan collaboratieve, gebruiksvriendelijke tools en gebruiken daarom vaak verouderde informatie. Meestal omdat ze documenten rondmailen waardoor niemand meer weet wat de juiste versie is.

Informatie ontsluiten en werknemers in staat stellen deze gemakkelijk en veilig te delen is essentieel voor bedrijven om meer gedaan te krijgen in een wereld die altijd open is. Maar dat kan niet als belangrijke informatie opgesloten zit in datasilo’s, de mailbox van een collega of op een harde schijf ergens in een kantoor.

De eerste stap is het verbinden van alle kritieke gegevens in één enkele bron van waarheid, de zogeheten single-point-of-truth. Dit kan met een Document Management Systeem, zodat alle werknemers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben op het moment wanneer ze die nodig hebben.

De tweede stap is het faciliteren van verschillende soorten content-samenwerking, zoals beoordeling, co-authoring en goedkeuringen. Al deze voorbeelden kunnen tijd- en plaatsonafhankelijk worden gerealiseerd om de communicatie binnen een organisatie, maar ook met klanten en partners te verbeteren.

Promoot het delen van informatie

Het delen van informatie is veranderd in de work-from-anywhere wereld. Werknemers kunnen elkaar niet langer op de schouder tikken om een vraag te stellen of iemands kantoor binnenlopen voor hulp. Bedrijven dienen daarom een manier te vinden om de informatie die in de hoofden van hun werknemers zit beschikbaar te stellen voor de hele organisatie.

Om het bewustzijn van het delen van informatie te vergroten is coaching nodig. Door te coachen op individueel en teamniveau kan systematisch worden toegewerkt naar een cultuur van informatiedeling.

Naast de cultuur dient een organisatie dit te ondersteunen met software voor documentbeheer. Op het meest basale niveau kan dit betekenen dat alle content van de bovengenoemde activiteiten wordt opgeslagen in een centrale opslagplaats. Bij een meer proactieve aanpak kan bijvoorbeeld het behalen van een (verplichte) training een voorwaarde zijn voor toegang tot informatie uit deze centrale opslagplaats.

Het andere aspect van het succesvol delen van informatie is de mogelijkheid om (nieuwe) content snel te ontdekken. Dat begint met transparante en eenvoudig toegankelijke content. Niet alleen vanuit technisch oogpunt, maar ook vanuit het oogpunt van bijvoorbeeld permissies, zodat elke werknemer in het bedrijf de juiste toegang heeft tot de beschikbare informatie.

Met een goed Document Management Systeem (DMS) classificeer en label je informatie zodat deze makkelijk gevonden wordt. Zo kunnen medewerkers documenten doorzoeken op basis van wat ze zijn en waar ze betrekking op hebben, in plaats van naar de plaats waar ze zijn opgeslagen.

Ondersteun brainstormen, probleemoplossing en ontwikkeling

Deze nieuwe work-from-anywhere wereld opent ook meer mogelijkheden voor brainstorming en probleemoplossing. Traditioneel werden brainstormsessies gehouden in een vergaderzaal, waarbij sommige werknemers niet kunnen deelnemen vanwege hun locatie of door tijdgebrek. Nu kunnen ze worden gehouden via videogesprekken of in de vorm van een gedeeld document. Waarin teamleden hun vragen, suggesties of ideeën kunnen achterlaten en iedereen kan meewerken wanneer het hen uitkomt.

Dit kan een creatieve samenwerking bevorderen en werknemers meer openstellen voor feedback. Het verlicht de druk omdat je geen direct fysieke feedback ervaart, waardoor je over het algemeen meer onbevangen bent en dus tot meer creatieve ideeën komt.

Een andere manier om jouw organisatie samenwerkingsgerichter, efficiënter en dynamischer te maken, is het bieden van eenvoudige toegang tot ontwikkelingsmogelijkheden. Naast uitgebreide inwerkprocessen en informatiebibliotheken kunnen organisaties werknemers interne leer- en zelfontwikkelingscursussen aanbieden, maar wel waar en wanneer zij dat willen. Dit stelt werknemers niet alleen in staat om te doen waarvoor ze zijn aangenomen, maar ook om hen naar een hoger niveau te tillen.

Work-from-anywhere kan in het begin hindernissen opleveren voor organisaties, maar met de juiste strategie, organisatorische processen en tools ontstaat er juist een fundament waarbij de communicatie en samenwerking effectiever en efficiënter wordt dan ooit.

Nieuwsgierig hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Plan een online gesprek met een Nederlandse expert!