De implementatie van een Enterprise Content Management systeem (ECM) of een Document Management Systeem (DMS) kan uw organisatie op verschillende manieren positief veranderen. Echter, zonder de juiste planning, strategie en begeleiding is het risico op een lange, pijnlijke en uiteindelijk mislukte implementatie groot. Wat vervolgens weer leidt tot extra training, hulp en kosten. Daarom kiezen veel organisaties voor een partner bij de implementatie van een ECM of DMS oplossing.

Maar hoe kiest u de beste DMS-partner voor uw organisatie met eigen specifieke behoeften? Met deze vijf factoren vergroot u de kans op een succesvolle match.

1. Ervaring met informatiemanagement

Als u een tuin laat aanleggen, dan huurt u geen schilder in. U gaat op zoek naar een hovenier die ervaring heeft met een tuin aanleggen zoals u die voor ogen heeft. Dezelfde denkwijze is van toepassing bij het zoeken naar een DMS-partner. Om de beste implementatie voor uw organisatie te bieden, moet een partner domeinspecifieke kennis, expertise en ervaring hebben in uw sector of voor uw use case. De partner moet beschikken over de volgende eigenschappen:

• Het kunnen evalueren van uw huidige ECM-systemen en -processen en bepalen op basis van ervaring wat de beste handelwijze is.
• Communiceren met besluitvormers op elk niveau over doelstellingen en strategieën voor uw specifieke sector.
• Creatieve en innovatieve oplossingen en integraties bieden die kunnen worden aangepast aan de huidige en toekomstige behoeften en trends in uw branche en organisatie.
• Anticiperen op uitdagingen die specifiek zijn voor uw branche. Daarbij het kunnen tonen van geduld en doorzettingsvermogen bij het oplossen van problemen.
• Het presenteren ECM-voorbeelden van eerdere projecten binnen uw branche die volgens bewezen methodes zijn opgeleverd.

Een goede partner moet ervaring hebben met de implementatie van ECM-systemen in uw sector. Belangrijk is dat deze partner dat ook kan aantonen, stel daarom vragen als:

• Heeft de partner relaties en eerdere klanten in uw sector?
• Hebben individuele consultants kennis van uw sector?
• Controleer of de partner niet bluft en poogt een DMS-oplossing voor het eerst in uw organisatie te implementeren. Dit brengt grote risico’s met zich mee voor uw organisatie, voorkom dat uw organisatie als proefkonijn wordt gebruikt.

2. Kennis van producten en toepassingen

Om een schaalbare en complete oplossing te kunnen bieden, moet de partner een platform aanbieden dat is afgestemd op uw organisatie. Hij moet niet aankomen met een ‘one-size-fits-all’ oplossing die niet past en geen flexibiliteit biedt.

De meeste organisaties hebben moeite om hun IT-systemen te standaardiseren en hebben meerdere applicaties, systemen en locaties van verschillende leveranciers draaien om aan de behoeften van hun organisatie te voldoen. Uw DMS-partner moet daarom ruime ervaring hebben met verschillende applicaties, opslaglocaties, ECM-systemen en/of Content Services Platforms.

Een bijkomend voordeel van ervaring met veel verschillende systemen is de omgang met silo’s. Veel organisaties hebben te maken met contentsilo’s, waarbij informatie over het hele bedrijf verspreid is in meerdere, geïsoleerde opslagplaatsen. Moderne ECM-oplossingen lossen dit dilemma op door gebruik te maken van connected content, waarmee alle systemen binnen een organisatie met elkaar worden verbonden tot een gebruiksvriendelijk, allesomvattend platform. Met connected content hebben gebruikers toegang tot informatie uit elke repository, alsof ze binnen één systeem werken. Om dit holistische ecosysteem te creëren, moet de partner kennis hebben van uw systemen, de toepassingen en de manier waarop ze worden gecombineerd met behulp van integraties.

Kennis en expertise van de verschillende systemen én van integraties zijn dus key voor een succesvolle implementatie.

Uiteindelijk moet de partner een stappenplan opstellen waarin gedetailleerd wordt aangegeven waar uw organisatie zich momenteel bevindt, waar u strategisch gezien naartoe wilt, en welke technologie u daarbij kan helpen. Dit omvat inzicht in bestaande systemen, maar ook hoe de organisatie denkt over de overstap naar de cloud, het gebruik van AI, werken op afstand, enzovoort. Door het applicatielandschap van de organisatie in kaart te brengen begrijpen alle stakeholders duidelijk de strategische richting en de tactische aanpak om daar te komen.

3. Reputatie en trackrecord in uw sector

Voorkom dat de slager zijn eigen vlees keurt en kijk in de markt naar bewezen diensten. Probeer altijd de volgende vier vragen te beantwoorden:

• Zijn de klanten van de partner publiekelijk inzichtelijk?
• Zijn er publicaties te vinden over eerder opgeleverde projecten?
• Zijn er inhoudelijke ervaringen van klanten uit uw sector?
• Zijn er onderscheidingen die de partner heeft gewonnen?

Het antwoord op deze vragen is vaak gevonden met een aantal zoekopdrachten via Google.

4. Hart voor de zaak

Om een solide langetermijnrelatie op te bouwen, moet de juiste partner de visie van uw organisatie en de huidige omstandigheden volledig begrijpen om de strategie te kunnen bieden die het beste bij uw behoeften past. Daarom is het belangrijk om te weten of de partner u de juiste vragen stelt die nodig zijn om echt resultaat te boeken. Het moet gaan om uw resultaat en werkwijze en niet om de oplossing of het product. Let daarom op het volgende:

• Gaat de partner na of de doelstellingen van de besluitvormers op elkaar zijn afgestemd
• Begrijpt de partner de huidige IT-uitdagingen en durft hij hier kritisch over te zijn
• Informeert de partner naar de langetermijndoelstellingen van uw organisatie, de strategische visie, de IT-strategie, de algemene architectuurprincipes en de investeringsprioriteiten

5. Aandacht voor gebruikersadoptie

Met de juiste ervaring, kennis en reputatie komt de beoogde partner een heel eind, maar dat laat één belangrijke factor onverlet: de gebruikersadoptie. Scherpe doelstellingen, een gedegen strategie en een passende oplossing alleen zijn niet genoeg voor een succesvolle implementatie. Dit is het geval wanneer de eindgebruikers, de medewerkers in uw organisatie, de oplossing niet gebruiken of wanneer er weerstand bestaat over het nut van de oplossing.

Om tot een succesvolle gebruikersadoptie te komen dient de partner hier duidelijk aandacht aan te besteden. Stel daarom de volgende vragen:

• Heeft de partner een duidelijke methode voor de implementatie van de oplossing?
• Staat in deze methode de werkwijze van uw organisatie en medewerkers centraal en niet de oplossing?
• Is deze methode iteratief? Oftewel, zijn er herhaalde momenten van terugkoppeling
• Werkt de partner met prototypes? Zodat u de oplossing in de praktijk ziet en niet op de tekentafel

Start een vrijblijvend kennismakingsgesprek

Wilt u graag weten waar uw organisatie staat en wat de de juiste eerste stappen zijn? Vraag eenvoudig een online kennismakingsgesprek aan en maak als organisatie een vliegende start.