In dit artikel ontdekt u waarom het gebruik van shadow IT een bedreiging kan vormen voor de veiligheid van waardevolle informatie en hoe u als organisatie deze onder controle kunt houden.

Wanneer medewerkers niet-goedgekeurde software, apps en apparaten gebruiken om hun werk te doen is er sprake van shadow IT. Meestal hebben werknemers goede bedoelingen en wenden zij zich tot verschillende diensten (vaak voor consumenten) om hun werk gedaan te krijgen.

Sinds de uitbraak van het Coronavirus in 2020 hebben onderzoeken onder IT-professionals uitgewezen dat de toename van het thuiswerken heeft geleid tot een toename van shadow IT. 

Waarom is shadow IT een probleem?

In onderzoeken van Microsoft geeft bijna driekwart van de leidinggevenden toe dat ze niet weten hoeveel shadow IT-toepassingen of -apparaten hun medewerkers gebruiken. Dat is niet verwonderlijk, zelfs beveiligingsprofessionals onderschatten het probleem. Gemiddeld geloven ze dat alle medewerkers in hun organisatie 30 tot 40 niet-goedgekeurde technische oplossingen gebruiken, terwijl een meer realistisch cijfer waarschijnlijk dichter bij het dubbele ligt.

Hoewel het meestal goed bedoeld is, kan het gebruik van al deze niet-goedgekeurde en onbekende apps ernstige problemen opleveren voor de beveiliging en integriteit van bedrijfsinformatie en documenten. Een aantal kritische risico’s van shadow IT:

1. Gebrek aan zichtbaarheid
   IT kan geen middelen beheren waarvan ze zich niet eens bewust zijn. Bedrijven hebben tools nodig om hun netwerken en eventuele nieuwe apparaten of toepassingen die ermee in verbinding staan te monitoren.
   
2. Onmogelijk om complianceregels af te dwingen
   Als een bedrijf niet eens weet dat er een bron bestaat, is er geen manier om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de overheidsvoorschriften of de interne governance. Vooral bij gevoelige gegevens moeten organisaties ervoor zorgen dat medewerkers toestemming krijgen voordat ze gebruik maken van oplossingen van derden.
   
3. Hoog risico op gegevensverlies
   Nogmaals, er is geen manier om te weten of iemand de laatste en meest correcte versie van een document heeft geüpload naar zijn of haar persoonlijke e-mail of cloud service en vervolgens ziek is geworden of abrupt het bedrijf heeft verlaten of gewoonweg een probleem heeft gehad met de opslag van zijn of haar niet-goedgekeurde apparaat of software. Bedrijven hebben een manier nodig om toevoegingen, verwijderingen en wijzigingen van informatie bij te houden, en ze moeten er ook voor zorgen dat er een back-up van deze wijzigingen wordt gemaakt.
   
4. Drastisch efficiëntieverlies
   Als het ene team heeft besloten om documenten te delen op een cloudserver, maar het andere team stuurt e-mailbijlagen rond, dan vallen de afdelingen uit de pas. Als meerdere afdelingen oplossingen nodig hebben voor zaken als samenwerking en het delen van documenten, moet het bedrijf één goedgekeurde oplossing implementeren.
   
5. Kwetsbaar voor digitale dreigingen
   Het is duidelijk dat dit de gorilla van 900 pond in de kamer is. Je hebt waarschijnlijk genoeg verhalen gelezen over aanvallen op populaire software zoals Zoom en Google Drive. Tegenwoordig zijn bedrijven bijzonder kwetsbaar voor phishingpogingen via de e-mail van een nietsvermoedende gebruiker. Tools die het risico kunnen verminderen zijn onder andere beveiligingssoftware, audit-trails en two-factor authenticatie.

Ook hier geldt dat de meeste medewerkers zich uit de beste bedoelingen tot oplossingen van buitenaf wenden. Een goede eerste stap is het in kaart brengen van uw werknemers om uit te vinden welke functies ze missen in het huidige applicatielandschap. 

Deze behoeften dient de organisatie te vertalen naar één moderne en toekomstbestendige oplossing, die voor iedereen werkt en die volledige bescherming en grip geeft.

Maak uw organisatie toekomstbestendig met M-Files

Een enterprise-grade en AI-enabled informatiemanagementplatform zoals M-Files voorkomt automatisch dat medewerkers naar eigen applicaties grijpen om hun werk te doen.

Een aantal voorbeelden:

Overal en altijd

De slimme functies van M-Files kunnen werknemers alles geven wat ze nodig hebben om te werken, informatie te delen en samen te werken. Doordat M-Files ieder moment, vanaf elke plek en op ieder apparaat voorziet in toegang tot informatie, hebben medewerkers geen andere applicaties meer nodig. Hierbij is remote werken dus volledig ondersteund.

Veilig

De geavanceerde, gecertificeerde beveiliging zorgt ervoor dat werknemers alleen de toegang krijgen die ze nodig hebben. Nog beter: M-Files zorgt voor audit trails en versiebeheer. Zo hoeft u zich geen zorgen meer te maken over verloren, ontbrekende of foutieve informatie

Efficiënt

Door gebruik te maken van deze gestandaardiseerde oplossing kunnen teams, afdelingen en de gehele organisatie op één lijn worden gehouden, omdat ze allemaal op hetzelfde systeem vertrouwen. Dit helpt de communicatie, de bedrijfsprocessen en de efficiëntie te verbeteren.

Wilt u zien hoe M-Files voor uw organisatie shadow IT voorkomt en volledige grip, veiligheid en efficiëntie rondom informatie creëert? Download M-Files vandaag nog.