Wat is een 360-graden klantbeeld? Wat betekent een 360-graden klantbeeld voor uw organisatie en dienstverlening? In dit artikel leggen we uit wat een 360-klantbeeld is en wat dit oplevert voor een organisatie.

Informatie bevindt zich overal op losse plaatsen

Iedere organisatie heeft te maken met klanten of andere externe stakeholders. Ongeacht het product of de dienst die een bedrijf levert, werkt deze met veel verschillende soorten en maten van informatie. Omdat het hoofdzakelijk om digitale informatie gaat noemen we deze informatie voor het gemak data. Data binnen een organisatie komt voor in twee vormen:

Gestructureerde data

Dit is data die niet in documentvorm voorkomt maar dit zijn gegevens uit bijvoorbeeld uw CRM (naam klant, contactgegevens, etc.), ERP (projectnaam, betrokken medewerkers, datums, etc.) of andere LOB-software (casenummer, statussen, etc.). Simpelweg gezegd: het is data die vaak opgeslagen wordt in een database.

Ongestructureerde data

Data die voorkomt in bestands- of documentvorm noemen we ongestructureerd. Hierbij kun je denken aan documenten, presentaties, afbeeldingen, video’s, tekeningen en dergelijke. Het komt er op neer dat deze data zich niet laat vatten in een database. Ook ongestructureerde data wordt op zeer uiteenlopende plekken gecreëerd. Documenten zoals contracten, adviesrapporten en projectplannen kunnen bijvoorbeeld met Word aangemaakt worden, tekeningen creëer je in AutoCAD en met software als Adobe Premiere Pro en Final Cut Pro worden video’s gemaakt. Daarbij wordt ongestructureerde data op nog meer veel verschillende plaatsen opgeslagen: op een lokale harde schijf, in SharePoint, Google Drive, je mailbox, misschien wel een gedeelde netwerkschijf en ga zo maar door. 

Het probleem met gestructureerde en ongestructureerde data is dat deze dus vaak aan elkaar gerelateerd zijn, maar niet met elkaar verbonden.  

Stel je eens voor dat je in het CRM van jouw organisatie een klantaccount hebt geopend. Vervolgens ben je op zoek naar alle bijbehorende ongestructureerde data (contracten, projectvoorstellen, presentaties, etc.). Waar staan die? En hoe houd je dan het overzicht van al deze documenten?

Je bent dan gedwongen te schakelen tussen applicaties om de informatie overal tevoorschijn te halen. Bovendien is het de vraag of je weet waar alle documenten in dit geval staan. 

Andersom geldt dit misschien nog wel meer: bij een document wil je weten wie en wat er allemaal bij hoort. Welke klant? Maar ook welke interne medewerkers? Bij welk dossier of project hoort dit document? 

Dit is waar M-Files zijn pure kracht laat zien.

360-graden beeld van data & informatie

Omdat M-Files gebouwd is op metadata kan het bij ieder document direct laten zien waar het aan gekoppeld is. Zie het voorbeeld hieronder:

 

Ieder van deze objecten geeft een zoekingang vanaf de kant van de gestructureerde data (klant, project, dossier, etc.) naar een document dat je zoekt.

En ieder document geeft op zijn beurt de gekoppelde gestructureerde data weer die er bij hoort.

Wat deze objecten zijn is op maat in te richten en hangt helemaal samen met de specifieke situatie van de organisatie. 

Deze objecten kunnen in M-Files opgeslagen worden, maar deze kunnen ook afkomstig zijn uit externe systemen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld CRM-, ERP- of andere LOB-software.

Op deze manier vormt M-Files de lijm tussen alle soorten data in de organisatie en creëert het een ontelbaar aantal zoekingangen naar dezelfde informatie.

Voordelen van een 360-graden beeld

Dit 360-graden beeld van klanten, dossiers, documenten en eigenlijk alle soorten data en informatie biedt organisaties grote voordelen:

• Medewerkers hebben in één oogopslag alle documenten én informatie in een overzicht
• Medewerkers zijn drastisch minder tijd kwijt met het zoeken naar informatie die zij nodig hebben
• Data wordt niet meer gedupliceerd

Bent u nieuwsgierig hoe een 360-graden beeld er voor uw organisatie uitziet? Plan een online demonstratie in en wij verzorgen een voorbeeld specifiek afgestemd op uw situatie.

Uiteraard kunt u ook M-Files downloaden en zelf aan de slag gaan.