In veel organisaties is het een uitdaging om op het juiste moment over de benodigde informatie te beschikken om beslissingen te kunnen nemen. Zelfs als een organisatie de informatie heeft, is deze niet altijd gemakkelijk toegankelijk. Vooral als de informatie zich in een document bevindt en documenten ook nog eens in tal van applicaties ‘rondzwerven’.

In dit artikel gaan we in op hoe je als organisatie grip krijgt op documenten en informatie, om zo betere beslissingen te kunnen nemen.

Elk proces kent documenten en daar gaat het vaak fout

Denk jezelf deze situatie in: een accountmanager maakt een offerte voor een klant in Salesforce, de klant reageert met een inkooporder. Een verkoopmedewerker werkt het ERP-systeem bij, zodat mensen van ‘engineering’ weten wat ze gaan bouwen. Inkoopmedewerkers bestellen materialen en onderdelen, fabricage en assemblage worden voltooid, producten worden geïnspecteerd, enz. Vervolgens voegt het magazijnpersoneel de zending toe aan hun wachtrij en plant een technicus een afspraak in om de installatie uit te voeren. Ergens in dit proces wordt een factuur gegenereerd en worden leveranciers betaald.

Dit is een betrekkelijk ‘eenvoudig’ proces. Afhankelijk van de aard van het bedrijf kunnen er een tal van andere systemen en processen bij betrokken zijn. Vaak moet er voor aanvragen en goedkeuringen documenten worden gemaild, gecontroleerd, ondertekend of gescand. Als er iets verandert of als er problemen optreden, worden er extra en vaak dubbele documenten aangemaakt en kan het zijn dat delen van het proces onnodig worden herhaald, met alle gevolgen van dien. Dit kan zorgen voor foutieve informatie, informatie die niet vindbaar is of informatie komt zelfs in de verkeerde handen terecht.

In het algemeen zijn bedrijfsprocessen zelden eenvoudig en zijn er vaak meerdere afdelingen of partijen bij betrokken. Dit vraagt om toegankelijkheid en tegelijkertijd om grip en controle. Kan dat?

Informatie vindbaar maken en gecontroleerd houden

M-Files is een platform dat niet alleen opslaglocaties, systemen en applicaties integreert, maar ook bedrijfsprocessen. Via M-Files worden documenten getagd en gedeeld, zodat verschillende mensen of groepen ze bijvoorbeeld kunnen vinden aan de hand van Google-achtige zoekopdrachten:

• De ordergeschiedenis doorzoeken van één specifieke klant
• Het volgen van correspondentie met alleen klanten die al een product hebben ontvangen
• Het vinden van de verschillende soorten vergunningen die voor een project nodig zijn

Dankzij M-Files worden alle documenten voor een vereist proces op één plaats gelabeld, zodat ze bijvoorbeeld per klant, per product, per orderstatus, per processtap of per locatie kunnen worden gevonden. Door documenten te labelen met metadata open je als organisatie een wereld aan mogelijkheden.

Iedereen gebruikt dezelfde eenduidige informatie en je weet altijd zeker dat je te maken hebt met de juiste en laatste versie van een document. Kortom, er is maar één waarheid voor iedereen. Geen twijfels.

Beveiliging en machtigingen zijn configureerbaar zodat bijvoorbeeld niet iedereen alles kan zien. Een offerte die naar een klant wordt gestuurd, kan bijvoorbeeld meer informatie bevatten dan technici nodig hebben om hun werk te doen, maar de details van werkorders zijn dan wel weer belangrijk voor hen. Beide documenten kunnen betrekking hebben op dezelfde klant en hetzelfde project, maar mensen zien dankzij M-Files alleen de details die voor hen relevant zijn. Zelfde document, verschillende permissies op basis van rollen in de organisatie. Dat kan simpelweg niet met het vergrendelen van een mapje.

Een bijkomend voordeel voor het management

Het implementeren van M-Files wordt vruchtbaar door gesprekken met mensen in de organisatie te voeren. Om op die manier bedrijfsprocessen, documentworkflows en applicaties in kaart te brengen. Hoe meer systemen erbij betrokken zijn, hoe belangrijker dit werk wordt. Organisaties leren veel over zichzelf door de implementatie van M-Files.

Zo ontdekken zij bijvoorbeeld dat de klantendossiers verschillen in twee systemen, wat kan leiden tot verouderde en foutieve informatie of bijvoorbeeld vertraagde verzendingen en facturering. Door deze vaststelling worden inefficiënte processen en manuele taken (d.w.z. mogelijkheden tot automatisering) blootgesteld, evenals dubbelzinnige of inconsistente informatie dat de samenwerking tussen afdelingen (op een negatieve manier) beïnvloedt.

De eerste organisatorische stappen in een methode

Veel organisaties die M-Files implementeren beginnen met een enkel bedrijfsproces, afdeling of een enkele groep. Meestal gaat het om een situatie met een of meer van de volgende kenmerken:

• Het elimineren van handmatige activiteiten rondom documenten (rondmailen, goedkeuring, etc.)
• Informatie bevindt zich overal (informatiesilo’s) en is niet goed vindbaar
• Er zijn meerdere versies in omloop van hetzelfde document
• Delen van informatie is lastig, ongecontroleerd en niet veilig
• Audits en compliance vergen structuur en retentiebeleid
• Kennis wordt niet geborgd in de organisatie (kennismanagement)

Door klein te beginnen omarmt een organisatie M-Files stap voor stap, is er volledige focus per groep, afdeling of proces en is er snel resultaat. Het is niet voor niets dat M-Files een ROI heeft van 267%.

Bent u nieuwsgierig hoe u structuur aanbrengt in het documentbeheer van uw organisatie?